금감원 공동기획
[파이낸셜뉴스 최경식 기자] #. 입사 후 10여년간 중소기업 A사에서 근무해온 회계팀장 B씨는 그동안 팀원도 없이 회계, 거래 실행·기록, 자산보관 등의 업무를 담당해왔다. B씨는 6년 전부터 주식투자손실을 메우기 위해 회사의 현금과 예금 등 회사자산 40%에 해당하는 금액을 몰래 빼썼지만, 존재하지 않는 자산을 가공으로 계상하는 등의 방법으로 회계장부를 조작했다. 임직원은 물론 외부감사인인 C회계법인도 10여년 동안 B씨의 횡령과 회계부정 사실을 몰랐다.
중소기업은 대기업에 비해 인력과 자원이 부족하고 내부관리보다는 영업을 중시해 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정 가능성이 있다는 것이 대체적 평가다. 이에 따라 회계부정 방지를 위해 몇 가지 체크포인트를 짚고 넘어가야 한다.
우선 자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리할 필요가 있다. A사와 같이 인건비를 절감하기 위해 1명이 자금·회계업무를 오랜 기간 담당하고, 재무담당임원도 없을 경우 내부통제에 취약해 횡령 사실을 파악하기가 힘들다.
현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검할 필요가 있다. A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후 연 1회 이뤄진 것이 전부였다. 휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하는 것이 좋다. 휴면계좌를 이용해 회사자금을 횡령하고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통해 횡령사실을 은폐할 수 있기 때문이다.
현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 거칠 필요가 있다. 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금의 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대해 직원에게 많은 권한을 위임하는 경우가 다수 존재하기 때문이다. 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관할 필요가 있다. 실제로 회계부정이 일어났던 또 다른 중소기업 C사의 경우 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원 D씨는 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리했다. D씨는 이 같은 상황을 악용해 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 통해 유가증권을 임의로 매각하여 매각대금을 개인 용도로 사용해왔다.
특정 직원에게 같은 업무를 장기간 하게 하는 것보다 원활한 업무 교체를 하는 것이 필요하다. 직원 개인의 분식회계가 일어난 경우 대부분이 특정 직원이 회사의 자금 업무를 10년 이상 맡아온 경우가 많다. 중소기업 같은 곳에서 특정 인물이 장기간 동일한 업무를 할 경우 내부에서 관리, 통제할 지위에 있는 사람들이 줄어들기 때문이다.
kschoi@fnnews.com 최경식 기자
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