공문서 꾸미는 시간 줄인다… 행안부, 문서작성 관행 대개조

AI 친화 문서 가이드라인 실시
문장구조·표 형식 단순하게 바꿔
겉치레 아닌 보고서 내용에 집중
자료 요약·회의록은 AI가 척척

"공무원이 보고서 꾸미기에 소요하는 시간을 획기적으로 줄여라."

정부가 복잡한 보고서 작성 관행을 해결하기 위해 팔을 걷어붙였다. 행정안전부는 24일 공무원들의 보고서 작성 관행을 혁신하기 위해 'AI 친화 행정문서 작성 가이드라인'을 시범 실시한다고 밝혔다. 이번 조치는 지난해 말 대통령 업무보고에서 제기된 인공지능(AI) 시대에 맞는 행정문서 체계 혁신 필요성에 따른 후속 조치다.

윤호중 행정안전부 장관은 보고서 작성의 복잡한 꾸미기 관행을 없애고, 쉽고 빠른 문서 문화를 정착시키기 위해 이번 가이드라인을 마련했다. 가이드라인은 단순히 문서의 외형을 꾸미는 데 그치지 않고, 누가 무엇을 어떻게 하는지 한눈에 파악할 수 있는 실용성에 방점을 뒀다. 주어와 서술어를 명확히 기술해 문장 구조를 단순화하고, 복잡한 셀 병합을 금지해 단순한 구조의 표를 사용하도록 했다. 또 공문서 작성 표준 번호체계(Ⅰ., 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮)를 준수해 문서 체계성을 확보했다.

현행 보고서 작성 관행은 주어·서술어가 생략된 개조식 문장과 복잡한 표 사용으로 AI 학습에 제한이 있었다. 이번 가이드라인 적용으로 정부 공문서가 정확하게 AI 학습 자료로 활용될 수 있게 됐다. 기존에는 공무원이 직접 문서 작성과 민원 대응을 전담했으나, 앞으로는 AI가 자료 요약과 회의록 자동 작성, 단순 민원 응답 등을 수행한다. 자료 분석도 단편적 통계자료 활용에서 부처 간 정보 공유와 범정부 빅데이터 분석으로 확대된다. 업무 패러다임도 노동 집약에서 지능 집약으로 전환하고, 국민 맞춤형 행정서비스에 집중할 수 있도록 한다.

행안부는 이번 혁신이 공무원이 보고서 꾸미기에 소요하는 시간을 획기적으로 줄이고, AI가 단순 초안 작성에서 벗어나 실시간 데이터 분석과 최적 방안 제시까지 가능한 업무방식 재설계의 첫 단계라고 설명했다.

이를 위해 직원들을 대상으로 AI 친화적 문서작성 교육을 두 차례 실시했으며, 장관 보고 문서도 가이드라인에 따라 작성하도록 했다.

내부 지능형 플랫폼을 통해 AI 친화 문서 작성을 위한 문서 변환 지원도 진행한다. 한 달간 시범 실시 후 직원 의견을 수렴해 보완한 뒤 적용 범위를 확대할 계획이다.

윤호중 장관은 "장관에게 올라오는 보고서부터 가이드라인에 따라 형식에 얽매이지 않고 작성하도록 하라"고 지시했다. 윤 장관은 "장관부터 보고서의 겉치레보다는 담긴 내용과 민생 현장의 목소리에 집중하겠다"고 밝혔다. 이번 혁신은 직원들의 노력만을 강요하는 것이 아니라 장관부터 솔선수범하는 의지를 담았다.

행안부는 행정문서 혁신뿐 아니라 공무원이 AI를 활용한 데이터 기반 의사결정을 하고 국민이 체감하는 행정서비스를 발굴하는 데 집중할 방침이다. 전 직원 대상 AI 활용 교육도 연중 실시해 AI 활용 능력 강화와 업무 효율성 향상을 도모한다.

가이드라인 적용 전후 문서 비교 사례도 공개됐다. 기존 문서는 제목 부문에 불필요한 서식과 박스가 포함됐으며, 복잡한 표와 셀 병합이 많았다. 가이드라인 적용 후 문서는 제목 부문의 불필요한 서식을 제외하고, 주어와 서술어를 명확히 기술하는 서술식 문장으로 작성됐다.

표는 셀 병합 없이 단순 구조로 분리해 AI가 정확하게 인식할 수 있도록 했다.

이번 시범 사업은 공공 부문에서 AI 친화적 문서 작성 문화를 확산시키는 계기가 될 것으로 평가된다. 행안부는 앞으로도 AI를 활용한 다양한 업무 혁신을 지속 추진하며, 국민 중심 행정서비스 제공에 힘쓸 계획이다.

[e-mail] 김태경 기자