이메일을 간결하고 정확하게 쓰는 법

최근 모바일 메신저나 협업 전용 앱 등 다양한 업무용 커뮤니케이션 방법들이 등장했지만, 여전히 가장 기본적이고 공식적인 커뮤니케이션 방법으로 꼽히는 것이 이메일이다.

업무용 이메일은 무엇보다 전달하고자 하는 바를 정확하고 간결하게 표현하는 것이 필요하다. 여기에 상대방에게 무엇을 알리고 요청하는지에 대한 분명한 인식과 행동을 포함하는 것이 좋다.

미 해군 퇴역 군인이자 예비역 중대장, 그리고 자기계발 저술가인 카비르 시걸은 완벽한 이메일 작성 방법은 군대에서 배웠다고 말했다. 그가 강조하는 '완벽한 이메일'의 형식은 크게 5가지로 나눌 수 있다.

1. 행동 요청 메일: 수신자가 어떤 조치를 취할 필요가 있다.

2. 승인 요청 메일: 수신자의 허가나 승인을 요구한다.

3. 정보 제공 메일: 정보 제공만을 목적으로 회신이나 행동은 필요 없다.

4. 의사결정 요청 메일: 수신자의 결단이 필요하다.

5. 조정 요청 메일: 받는 사람 또는 참조 수신자에 의한 조정이 필요하다.

그리고 결론이나 요청 사항을 육하원칙에 따라 가장 먼저 기술한다. 가장 많이 쓰이는 '행동 요청 메일'의 예를 들어보면 다음과 같다.

"당사는 2018년 6월 1일 자로 기존의 개인정보정책 A안을 폐기하고, 유럽 개인정보보호법(GDPR) 발효에 따라 이를 준수한 새로운 개인정보정책 B안으로 대체합니다. 담당 부서 직원들은 첨부한 B안을 확인하기 바랍니다.

"

카비르 시걸은 하버드비즈니스리뷰에 기고한 칼럼에서 "군대에서 쓰는 문서와 이메일의 핵심 원칙은 두 가지다. 정보를 < 제공> 하고 행동을 < 요구>하는 것"이라며 "많은 직장인들이 이메일 쓰면서 정보를 알리고 요청하는 선에서 그친다. 중요한 것은 상대방에게 무엇을 어떻게 해달라고 구체적인 행동이나 결정, 승인을 요구하는 것이다"라고 강조했다.

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