효율적 문서관리의 중요성

인생은 짧고 할 일은 많다. 단시간에 많은 업무를 진행하는 것은 비단 일개 회사원뿐 아니라 기업 차원에서도 추구하는 것으로, 생산성과 효율성을 제고하는 것은 모든 업계가 최우선 순위로 다루는 문제다. 장기적 경제성장을 결정짓는 요소이며 국민생활 수준부터 국력에까지 영향을 미치는 생산성. 이를 향상시킬 효과적이면서도 간단한 방법은 없을까. 생각보다 쉬운 답이 여기 있다.

먼저 지루한 일상업무를 단순화해 뺏기는 시간을 최소화해야 한다. 생산성은 결국 과정을 단순화하고 사용자 친화적이고 효율적인 업무방식을 제공해 개개인이 회사가 성장하는 데 기여할 수 있도록 협력하는 환경을 조성하는 것이기 때문이다.

툴을 이용하면 PDF 파일에서 직접 편집할 수 있고 PDF를 MS오피스 파일로 전환할 수 있으며 원본을 일일이 찾아내지 않아도 모든 디바이스에서 문서를 편집하고 볼 수 있다. 문서를 리뷰하기 위해서 회의실에 앉아 하염없이 보내던 시간을 이제 전략기획같이 보다 실질적이고 중요한 업무에 집중하는 데 쓸 수 있게 된다.

다음으로 승인이나 품질보증 절차를 간소화할 필요가 있다. 승인과 결재 절차는 프로젝트 진행의 원활한 흐름을 종종 방해한다. 사인된 계약서를 전달받아 스캔하고 다시 돌려보내는 데 드는 시간은 며칠에서 길게는 몇 주까지 걸리며 이는 직원들이 그만큼의 업무시간을 잃게 됨을 의미한다.

그런 의미에서 e사인을 지원하는 기술은 인쇄, 사인, 스캔, 전송 등에 드는 시간을 없애주고 단 몇 번의 클릭만으로 사인 및 전송을 가능하게 한다. 이런 작업들은 모바일 디바이스에서도 가능하다. 신속한 절차 진행이 가능해지니 데드라인을 지키는 것 역시 한층 쉬워졌으며 종이, 잉크, 우표, 택배 등에 들던 돈을 절약할 수도 있게 된다.

마지막으로 생산성 향상을 위해 툴이 사용자에 발맞춰 언제나 함께 일하게 함이 중요하다. 오늘날 업무환경에서 스마트폰과 태블릿의 입지는 무척 크며 기업들은 이러한 모바일 기기에서 어느 때보다 큰 가치를 얻고 있다. 실제로 아바나드가 발표한 2013년 글로벌 조사에 따르면 직장인들은 CRM, 프로젝트 매니징, 콘텐츠 제작, 데이터 분석, 협업과 같은 비즈니스 기능을 향상시키기 위해 스마트폰과 태블릿 같은 기기를 사용하고 있다고 한다. 이 조사에 따르면 협업을 돕는 툴과 전략을 사용하는 기업은 그렇지 않은 기업보다 더 향상된 판매실적과 신규 고객 확보를 보일 가능성이 73% 이상 높으며 더 높은 수익을 거둘 확률은 54% 이상인 것으로 나타났다. 또한 문서를 온라인에 저장하고 모바일 디바이스를 통해 이에 접근하도록 하는 문서관리 툴은 직원들이 '언제나 접속 가능한' 상태로 일할 수 있게 도와 생산성 극대화를 이루도록 한다고 밝혔다. 다시 말해 기업이 모빌리티와 협업을 도와줄 툴에 투자한다면 이는 보다 나은 비즈니스 성과와 직결되는 것이다.

생산성 향상을 위해 아주 대단한 변화가 필요한 것은 아니다.

그러나 그 노력이 가져올 효과는 우리의 일상부터 장기적으로 국가의 위상까지 결정 지을 수도 있다. 더 나은 시간, 돈, 자원 관리를 위한 간단한 시도를 통해 보다 좋은 비즈니스 성과를 이루고 팀 내 협업 증진이 달성되길 기대한다.

지준영 한국어도비시스템즈 대표

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