회사에서 별도로 정한 양식이 없다면, 시말서의 양식은 일정한 형식이 있는 것은 아니다. 단 가장 기초적인 본인의 소속과 성명 등을 기입하고 상황을 정확하게 설명하며, 자신의 과실을 인정하고 사죄 및 반성하는 내용을 서술하면 된다.
시말서 내용을 작성할 때 유의해야 할 부분은, 벌어진 사건 또는 사고에 대해 변명을 늘어놓기 보다는 잘못을 인정하고 앞으로 개선할 것임을 다짐하는 내용을 기재하는 것이 좋다는 것이다. 시말서는 본인의 잘못을 변론하는 기회를 제공하는 것이 아니라, 잘못된 것이라고 이미 판단된 일에 대하여 앞으로 재발 방지를 위해 어떻게 노력할 것인가에 대해서 회사차원에서 다짐을 받아놓는 문서 절차라고 이해해야 한다.
다음은 거래처와의 계약상에 문제가 발생하여, 회사에 명백한 금전적인 손해를 입혔을 경우 시말서 작성의 예문이다.
"본인은 금번 거래처 ㈜OOOO 과의 XXXX 건의 계약에 있어, 본인의 계약서 작성에서의 부주의로 인한 결과고 회사에 경제적으로 많은 손실을 야기시키게 된 것에 대하여 깊이 반성하고 추후에는 이러한 실수를 범하지 않을 것을 서약합니다. 이에 시말서를 제출합니다."
시말서 작성시 수신자는 대표이사로 하는 것이 가장 적절하며, 또한 본인의 서약을 확인할 수 있는 서명란을 만들어서 시말서 작성자의 서명을 기입하는 것도 좋다
이 외에도 다양한 시말서 작성 예문은 비즈니스 지식마켓 비즈몬(www.bizmon.com)에서 다운로드하여 참조할 수 있다.
/yscho@fnnews.com조용성기자
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