(서울=뉴스1) 장지훈 기자 = 서울시교육청이 오는 2024년 용산구 신청사 이전에 앞서 종로구 본청에 첨단 정보통신기술(ICT)을 적용한 '스마트오피스'를 구축해 업무 혁신에 나선다.
IT기업이나 스타트업에서 활용하는 '자율좌석제'를 도입하고 부서별 칸막이를 없애 협업을 장려한다는 계획이다. 직원들에게는 태블릿PC를 지급해 종이가 필요 없는 '페이퍼리스(paperless)' 업무 환경을 조성하기로 했다.
2일 서울시교육청에 따르면 본청 10층 전체 1150㎡(약 350평)의 공간을 스마트오피스로 리모델링하는 시설 공사가 오는 3일부터 8월15일까지 약 6주간 진행된다.
이후 이르면 오는 8월30일부터 기존에 10층에서 근무한 정책·안전기획관, 예산담당관, 행정관리담당관 등 3개 부서에서 약 85명의 직원이 청사 이전 전까지 스마트오피스 시범 운영 사업에 참여한다.
공사 기간 해당 부서 직원들은 본청 9층과 서울시교육청보건진흥원 임시 사무실에서 근무할 예정이다.
서울시교육청은 지하 3층, 지상 6층 규모로 들어설 예정인 신청사 전체가 스마트오피스로 구축됨에 따라 이전에 앞서 환경 변화에 따른 혼란을 줄이고 조직문화와 업무 특성에 맞는 오피스 모델을 마련하기 위해 지난 2월부터 시범 사업을 추진했다.
새로 들어설 스마트오피스는 벽과 칸막이로 구분됐던 공간을 하나의 통합 사무실로 바꾼 것이 특징이다. 이를 통해 직원 간 소통이 활발해지고 '헤쳐 모여'식 사업도 이뤄질 것으로 기대하고 있다.
또 다양한 규모의 회의실과 소규모 모임·토론이 가능한 미팅룸, 휴식할 수 있는 라운지, 다용도로 활용할 수 있는 스탠딩 테이블 등 공간과 시설을 둬 업무 효율을 높인다는 방침이다.
지정 좌석도 없애기로 했다. 팀장 이하 모든 직원이 키오스크를 활용해 매일 근무할 좌석을 예약해 사용하는 자율좌석제를 시행한다.
클라우드 기반 '가상 데스크톱 인프라(VDI)' 기술이 적용되기 때문에 어느 자리에 앉든 중앙서버에 저장된 개인별 PC 환경에서 업무를 수행할 수 있다. 재택근무를 하거나 외근할 때도 VDI 솔루션을 활용한 개인 업무용 PC 환경을 불러올 수 있다는 장점이 있다.
아울러 유무선통합(FMC) 전화 시스템을 도입해 스마트폰에 애플리케이션만 설치하면 사무실 번호를 스마트폰에 연동할 수 있어 어느 곳에 있든 전화 업무를 수행할 수 있도록 했다.
서울시교육청은 이와 함께 시범 사업에 참여하는 모든 직원에게 태블릿PC를 지급해 종이 없는 업무 환경을 구현한다는 계획이다.
태블릿PC를 활용한 업무보고, 회의, 전자결재 등을 적극 장려하고 문서 출력이 꼭 필요할 때는 스마트오피스 내 '통합 OA실'을 이용하게 할 예정이다. 직원별로 문서 출력 이력이 저장되기 때문에 출력물 생산이 줄어들 것으로 전망된다.
서울시교육청 관계자는 "용산 신청사 이전에 앞서 수직적인 공무원 조직의 업무 환경이나 분위기를 바꿔보는 시범사업을 실시할 필요가 있다고 판단했다"며 "시행착오가 있겠지만 창의적이고 수평적인 업무 환경이 마련되고 효율도 높아질 것으로 기대하고 있다"고 말했다.
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